Objectifs
Réunions publiques d'information et de formation depuis 1998
Analyse en amont de textes législatifs et réglementaires
Présentation
sommaire de l'ASC
L 'Association des secrétaires communaux du Grand-Duché de Luxembourg en abrégé ASC, dont les débuts remontent à 1866, joue actuellement un rôle important dans l'intensification du professionnalisme des secrétaires communaux.
Depuis 1988 l'ASC regroupe également les secrétaires adjoints et plus récemment les secrétaires, secrétaires-receveurs et secrétaires-rédacteurs des syndicats de communes.
Aux termes de l'article 2 des statuts l'ASC a pour but:
a) de favoriser et d'intensifier les relations collégiales entre ses membres et de resserrer leurs liens de solidarité,
b) d'aviser aux moyens appropriés pour parvenir à améliorer la carrière des secrétaires communaux,
c) de défendre les intérêts moraux et sociaux des secrétaires communaux,
d) d'assister ses membres par tous les moyens appropriés dans l'accomplissement de leur tâche,
e) d'entretenir de bons rapports avec des associations étrangères à buts similaires.
En 1995, l'ASC a édité un Mémoire relatif aux préoccupations des secrétaires communaux à savoir:
1. une meilleure définition des attributions du secrétaire communal,
2. une formation spécifique du secrétaire communal,
3. la documentation et
4. le classement et l'archivage.
Ce volumineux dossier (139 pages) est également destiné à aider le secrétaire communal en service provisoire dans son nouvel environnement de travail et à le guider dans ses nouvelles fonctions.
En 1997 fut entériné l'idée de la publication d'un organe de liaison et d'information. Depuis le bulletin "Le secrétaire communal" paraît trimestriellement. En fait, l'ASC a repris la relève de ses prédécesseurs qui déjà de 1889 à 1901 et de 1965 à 1968 avaient publiés des bulletins périodiques.
Il s'agit d'une part, de suppléer à l’isolement forcé d'aucuns absorbés par l'accomplissement de leur tâche journalière, au constat du manque de communication entre les collègues, d'encourager l'un ou l'autre à sortir de sa réserve "locale", et, d'autre part, de mettre le savoir individuel et les compétences particulières en commun au profit du plus grand nombre et d'élargir l'horizon de tous.
Le contenu du bulletin est marqué par une hiérarchisation des sujets en rubriques et sous-rubriques: éditorial, dossiers-thèmes liés à l'évolution du droit communal et à l'actualité des travaux pratiques (législation, formation, documentation, etc. ), vie associative, revue de presse indigène et étrangère, bibliographie annotée, ...
En mars 1999 l'ASC a publié un "Guide pratique pour la préparation des élections législatives et européennes du 13 juin 1999" (version actualisée pour les élections de 2004 en préparation)
L'ASC a aussi procédé à une enquête sur l'emploi dans les secrétariats communaux (LSC 3/98 p. 5) ayant pour objectif de fournir les éléments d'une analyse de l’environnement de travail et de la fonction d'encadrement des secrétaires communaux.
Elle a aidé l’ASC à formuler sa politique, à choisir sa stratégie et à développer une logique de valorisation.
Plus récemment, l’ASC a procédé à une autre enquête sur la fonction de patron de stage et l'institution d'un pool de secrétaires communaux remplaçants.
L'évaluation de ces enquêtes est, pour des raisons évidentes, en partie confidentielle.
L'ASC dispose d'un recueil exhaustif des questions au gouvernement posées par les députés et les réponses apportées par le ministre de l'Intérieur depuis l'entrée en vigueur de la loi communale du 13 décembre 1988, soit du 1er janvier 1989 au continu.
L'ASC est en train de finaliser un relevé des travaux d'équipement (LSC 9/00 p. 4-5) effectués par les administrations communales ou syndicats de communes éventuellement susceptibles d'être subsidiés par l'Etat.
L'ASC a élaboré une autorisation-type relative à une autorisation de construire (LSC 7/00 p. 6ss) accordée par le collège des bourgmestre et échevins de même qu’un modèle-type relatif à l'affichage.
L'ASC a rédigé un modèle de délibération(s)-type relatif à l'organisation scolaire (LSC 16/02 p.6 à actualiser) de l'éducation préscolaire (précoce) et de l'enseignement primaire.
Ces outils de travail pratique sont mis à la disposition de tout intéressé.
Réunions
publiques d'information et de formation depuis 1998
16.02.1998
Présentation d'un nouveau système de numérisation des actes d'état civil, en présence des responsables du SIGI et de fonctionnaires travaillant dans les services de l'état civil.
En septembre 1999
L'ASC avait convié à une réunion publique d'information ayant pour thème "Le système du vote automatisé en Belgique"(LSC 8/00 p. 10).
Mme Christiane Rouna, conseiller général et M. Bernard Capron, conseiller adjoint à la Direction des Elections et de la Population du ministère de l'Intérieur de Belgique, chargés au sein de leur département de la préparation et de l'organisation des élections, ont présenté en détail l'origine et le fonctionnement du vote électronique, l'équipement des bureaux de vote, la fiabilité et les perspectives du système.
13.01.2000
Organisation d'un séminaire de formation "Loi relative aux établissements classés" au CNPFC à Ettelbrück en collaboration avec l'EBL.
Au printemps 2000
L'ASC avait accepté l'invitation du Syvicol pour co-diriger les séminaires "Formation des élus" (LSC 8/00 p. 11) ayant trait aux matières diverses (procédures de commodo et incommodo, l'état civil, l'office social, le personnel communal, l'agenda local 21, l'enseignement, les communes dans le contexte international).
Un fascicule de 20 pages édité par l'ASC avec les exposés (en luxembourgeois) des chargés de cours a été remis à chaque participant à la fin de la réunion.
08.01.2001
Quelque 90 secrétaires communaux, secrétaires, receveurs et directeurs de syndicats de communes et mandataires communaux assistent sur invitation de l'ASC à la conférence "La nouvelle loi sur les syndicats de communes".
M. Marco Schank, président de la commission parlementaire des Affaires intérieures et rapporteur du projet de loi N° 4138 présenta en détail les dispositions légales caractérisant la nouvelle loi sur les syndicats de communes.
09.07.2003
Plus de 80 personnes intéressées avaient donné suite
à l’invitation de l’ASC à la conférence publique «Les nouvelles
dispositions légales et réglementaires sur les marchés publics».
M. Georges Hilger, premier conseiller de Gouvernement au ministère des Travaux publics et président de la commission des Soumissions, M. Claude Wolwert, inspecteur principal 1er en rang au ministère de l’Intérieur, et interlocuteur privilégié des secrétaires communaux, M. Claude Pauly, attaché au ministère des Travaux publics et enfin M. Nico Loes (CSV), député-bourgmestre de la commune du Lac de la Haute-Sûre, et rapporteur du projet de loi à la chambre des Députés eurent présenté les différents aspects de la nouvelle loi.
Le nombre élevé de participants et surtout les nombreuses questions soulevées lors des débats subséquents animés par l'ASC, témoignent une fois de plus de l'opportunité d'organiser des colloques destinés aux différents acteurs qui animent la politique locale au Luxembourg.
Analyse
en amont de textes législatifs et réglementaires
Dès 1997 l'ASC a constitué différents groupes de travail.
A sa propre initiative, l'ASC a élaboré des avis motivés concernant les projets de loi suivants:
1. Projet de réforme de la loi sur les syndicats de communes (doc. parl. 4138)
2. Projet de modification de la loi communale (doc. parl. 4139.4437)
3. Projet de réforme de la loi sur l'aménagement des communes (doc. parl. 4486)
4. Projet de 1oi portant organisation de l'INAP (doc. parl. 4506)
5. Projet de modification de la loi électorale (doc. parl. 4526)
6. Projet de réforme de la loi sur les marchés publics (doc. parl. 4635)
7. A la demande du Syvicol, l'ASC a élaboré un avis sur le projet de modèles des actes de l'état civil et d'indigénat (LSC 19/03 p. 7)
Tous ces avis, publiés dans le bulletin "Le secrétaire communal", ont été transmis aux instances compétentes aux fins qu'ils comportent.
L'ASC a examiné en détail le document présenté en février 2001 par le ministre de l'Intérieur pour servir de base de discussion au débat d'orientation sur la répartition des compétences et des responsabilités entre l'Etat et les communes et a rédigé un avis critique (LSC 14/01 p. 3ss, 14/02 p. 3-4, 20/03 p. 5ss) y relatif (20 pages).
Il importe de relever que dans cet avis l'ASC a consacré un chapitre particulier aux technologies de l'information et des communications (TIC) comme instrument-clé pour le développement local et la démocratie locale.
"Le comité de l’ASC constate en général que le volume de travail accompli par le personnel communal augmente en permanence, malgré que celui découlant des missions obligatoires d'une commune régresse proportionnellement, dû surtout à de nombreuses applications informatiques développées au cours des années écoulées (comptabilité, bureaux de population, listes électorales, etc.), alors que celui basé sur les missions facultatives ne cesse d'augmenter suite à la déclaration de nouveaux besoins politiques et autres(structures d'accueil, activités de vacances, emploi d’étudiants, bureaux d'information du citoyen, etc.), ainsi que suite à la mise en vigueur de nouvelles lois (enseignement musical par exemple).
(…)
L 'ASC plaide en faveur de l’instauration d’un cadre légal pour un système de courrier, de messagerie et de signature électronique et de sites intranet.
(…)
Les facilités offertes grâces aux nouvelles technologies, telles que le courrier électronique, sont à généraliser dans les relations entre communes, respectivement entre communes et instances gouvernementales (commande de documents et formulaires officiels, convocation des conseillers, etc.). A l’exemple d’une lettre-circulaire ministérielle concernant un contrat-type relatif à l’engagement des chargés de cours, diffusée non sur papier normale par la voie postale, mais sur support électronique par adressage e-mail, chacun peut évaluer le gain réel de temps et d’efficacité, aussi bien aux bureaux du Ministère de l’Intérieur pour la distribution proprement dite que dans les différentes administrations communales qui disposeraient d’un contrat uniforme, sur support informatique, qui servirait de base à tous leurs contrats à rédiger.
Ces mêmes technologies pourraient servir pour le suivi du courrier communal, de la procédure d’approbation des dossiers administratifs et pourraient être à la base d’un système d’archivage moderne, convenant à toutes les administrations.
(…)
Quand aux lourdeurs administratives reprochées à la nouvelle loi sur les syndicats de communes, la transmission par courrier électronique des convocations aussi bien que des extraits des registres aux délibérations procurerait à cette loi, dont nous connaissons bien les intentions politiques, une nouvelle dimension de transparence dans la diffusion des informations tant souhaitées par les conseillers communaux et les citoyens.
Last but not least, les formes de publication des différents avis officiels sont à adapter aux exigences d'une société à l'ère électronique. Le tableau d'affichage « Reider » n'est plus le moyen adéquat de publication de décisions de la commune ; le journal local édité par la plupart des communes n'a pas de base légale, le site internet n'est pas accessible pour tous les citoyen… . La publication d'une enquête de commodo, la publication d'une décision du conseil communal quant à l'introduction de nouveaux tarifs en matière d'assainissement, la publication d'une autorisation à bâtir, respectivement l'information des voisins concernés: tous ces domaines devront être abordés dans le cadre de la nouvelle définition de la mission d'information des communes (et de l'Etat). La discussion devrais aboutir quant au fond à l'établissement d'un large consensus permettant une information aussi complète que possible de tous les citoyens. Les bases légales des différents moyens d'information sont également à adapter: quid du caractère légal d'un courrier électronique, d'un fax, etc. pour la convocation d'un conseil communal par exemple ? "
De ce qui précède il appert que l'activisme de l'ASC se focalise sur des centres d'intérêt purement professionnels.
Les secrétaires communaux ne se veulent pas les militants du toujours plus, mais du toujours mieux.
Ceci demeure l'objectif de l'engagement de l'ASC dans toutes ses actions.
L'administration communale s'internationalise toujours d'avantage. L'ASC affiliée à la Fédération générale de la fonction communale (F.G.F.C.), est tenue de s'adapter à cette évolution et d'opérer également sur la scène internationale. Elle est désormais membre de l'U.Di.T.E. (Union des dirigeants territoriaux de l'Europe), fondée en 1989.
L'U.Di.T.E. confia à l'ASC l'organisation de rassemblée des Xièmes Assises (LSC 6/99 p.4 ss) des délégués des 10 pays membres les 3 et 4 septembre 1999 à Luxembourg, placé sous le thème "Formation et perfectionnement du personnel dans l'intérêt de la modernisation de l'organisation communale".
A
côté de l'invitation à des réunions, assemblées, table rondes et conférences,
le volet amical n'est pas délaissé avec l'organisation de journées et/ou
soirées amicales, randonnées pédestres, rencontres sportives (LSC 16/02 p.
2), etc,
Création d'un centre de documentation à l'usage des édiles et fonctionnaires communaux (dans le sens d'une formation professionnelle continue sur le terrain).
Le projet DOCCOM constitue une première étape de ce projet.
Intensification des relations avec les associations limitrophes des secrétaires communaux de la province de Luxembourg (B) et des secrétaires généraux de mairie des départements de Moselle, de la Meurthe & Moselle et de la Meuse (F).